אם אתם מתכננים לצאת בקרוב בקמפיין גיוס המונים, או אם אתם חושבים שקמפיין כזה יכול להיות נקודת זינוק עבורכם, הכנתי לכם צ'ק-ליסט מסודר עם כל הפעולות הנדרשות כדי לערוך גיוס המונים מוצלח.
שיטת העבודה
❏ הקמת פורום ניהול הקמפיין
❏ גיבוש הרעיון ומטרות הקמפיין
❏ חישוב יעדי הגיוס ובניית מסגרת תקציב שתאושר על ידי הנהלת הארגון לתכנון כל ההוצאות הנדרשות
❏ תכנון מסגרת קמפיין מתאימה. זה כולל את סוג הקמפיין, משך זמן, יעד גמיש או לא, מצ'ינג כן או לא, אם כן – כמה, וכן הלאה
❏ הכנת התשתית. הפקה וקריאייטיב, הצעות מחיר וסגירה עם ספקים, פלטפורמה מועדפת, מערכת דיוור וכדומה
❏ ניהול הקמפיין עצמו. יח"צ, כינוסי רתימה, ניהול הכספים, הקמת מערך מתרימים
❏ ניהול הפלטפורמה עצמה
❏ שתיית לחיים או הרמת כוסית וישיבת הפקת לקחים
תהליכי העבודה
- גיבוש הרעיון
❏ היכרות וראיונות עם בעלי התפקידים המשמעותיים בארגון
❏ הערכת מטרות הקמפיין והיכולות של הארגון
- יעדים
❏ הכנת רשימת תורמים, הבנת הפוטנציאל לפי פילוח מדויק של תורמים קטנים, בינוניים וגדולים
❏ הצעות מחיר, רכש מדיה, תיאום בין המדיות השונות, מיקסום תקציב הפרסום (אם תהיו מכווני מטרה תצליחו להוציא את המקסימום מכל תקציב שתקבלו)
❏ קבלת הצעות מחיר וניהול ספקים חיצוניים. כתיבת תוכן, עיצוב וגרפיקה, הדפסות שונות, צילומים, קריינות, עריכת וידיאו, מחשבים וציוד נלווה, קידום בדיגיטל. זה כולל גם מו"מ מול הספק, תמחור וישיבות שטח. ההמלצה שלי באופן כללי היא שהארגון ישלם את עלויות העבודה ישירות לספקים
❏ להקטין הוצאות בלתי צפויות
- תכנון
❏ קביעת תאריך ולוח זמנים מדויק
❏ גיבוש מנהלי וצוות הקמפיין, תכנון שעות ומיקום העבודה שמתאימה לסוג הקמפיין
❏ בקרה (תורם סמוי שמתקשר ובודק את ההיערכות)
❏ ניתוח אמצע של התוצאות
- הפקה וקריאייטיב
❏ כתיבת תוכנית עבודה עם חלוקה למשימות
❏ חבילת השקה להדרכה מותאמת בכל שלב של הקמפיין
❏ כתיבה וקריאייטיב של דף הקמפיין, סלוגן, גרפיקה לדף הקמפיין. אם מדובר בקמפיין בינלאומי שימו לב לתרגום איכותי
❏ כתיבת תסריט לווידיאו
- ניהול החפ"ק
❏ הדרכה ואימון למנהלי החפ"ק
❏ כתיבת תוכנית עבודה מפורטת ומותאמת לקמפיין לשימוש נכון בכוח האדם בחפ"ק
❏ מנהל הקמפיין חייב להיות נוכח בחפ"ק בשעות העמוסות של הקמפיין
❏ הכנת תסריטי שיחה מפורטים כולל סיכום מתומצת של דף המסרים
❏ חבילת טפסים מיוחדים למילוי פרטי אשראי של התורמים אם המערכת לא מתפקדת
❏ דפים או קבצים למילוי מכרים אישיים וקרובי משפחה להתרמה (עבור מתרימים)
❏ הכנה מראש של רעיונות ופתרונות להעלאת המוטיבציה במהלך הקמפיין
- בחירת פלטפורמה
❏ התאימו את מערכת הקמפיין לסוג וגודל הקמפיין. אם מדובר בקמפיין ענק, קחו בחשבון שאתם צריכים טכנולוגיה ברמה גבוהה שמסוגלת להכיל כמות גדולה של מבקרים בו זמנית.
❏ כנ"ל גם לגבי מערכת טלפונית. רוב המערכות הטלפוניות לא מסוגלות להחזיק יותר מ-30 שיחות טלפון בו זמנית, גם אם הן רב-קוויות. שימו לב לגודל המערכת שאתם זקוקים לה.
נקודות שחשוב לשים לב אליהן כשאתם בוחרים את פלטפורמת הקמפיין:
❏ פלטפורמת סליקה לכרטיסי אשראי
❏ פתרונות לשליחת קבלות אוטומטיות שמותאמות לצורכי מס, לעיתים תיאלצו להתייעץ עם מומחי מיסים במדינות שונות, הכול בהתאם לאופי הארגון וקהל היעד של הקמפיין
❏ כמה שיותר פיצ'רים בדף הקמפיין שמעודדים תרומות
❏ אפשרות לקישורים מתויגים למעקב אחרי תוצאות אפקטיביות
❏ יכולת לבצע מעקב מושלם אחר פעילות הגולשים בדפי ההתרמה באמצעות שליחת הנתונים ל-Google Analytics והטמעת פיקסלים של מערכות נוספות כמו Google Ads, פייסבוק, תג מנג'ר ועוד
❏ חשוב מאוד שתשלטו שליטה מוחלטת בתגובות הגולשים. הכי טוב לבחור מראש מערכת שמעניקה לכם אפשרות לאשר תגובות לפני שהן מופיעות בדף הקמפיין
❏ גמישות בטווח זמן הקמפיין
❏ גמישות בכמות המא'צרים (ההכפלות). אפשר גם בלי הכפלה בכלל
❏ גמישות בסוג יעד הקמפיין, "הכול או כלום" או גמיש
- סיום הקמפיין
❏ הנפיקו דו"ח מלא ומפורט של כלל התורמים
❏ ישיבת סיכום הקמפיין, פילוח תוצאות והפקת לקחים
בהצלחה!
בעל עסק, ייעוץ ארגוני חיצוני יכול לקדם את העסק ולהזניק אותו קדימה!
